Nettsiden er publisert, men samarbeidet er ikke ferdig før bedriften vet hvordan den skal brukes og følges opp. Overlevering bør være en avtalt del av leveransen, med en oversikt som også er forståelig for en ny medarbeider.

Lag en oversikt over kontoene

Registrer hvor domene, webhotell, publisering, statistikk og eventuelle skjematjenester administreres. Noter hvem som eier kontoen, hvem som betaler og hvem som kan hjelpe ved problemer.

Bedriften bør ha nødvendige administratorrettigheter eller en tydelig avtalt vei til å få dem. Bruk personlige kontoer og sikre innloggingsrutiner der løsningen støtter det. Ikke legg passord i et åpent overleveringsdokument.

Avklar bruk og flytting skriftlig

Be leverandøren beskrive hvilke filer som overleveres, hvilke bruksrettigheter som følger med og hvilke tredjepartslisenser som krever videre betaling. Et abonnement på en tjeneste er ikke nødvendigvis det samme som en løsning du kan eksportere i sin helhet.

Still et praktisk spørsmål: «Hvis vi bytter leverandør neste år, hvilke deler kan flyttes, i hvilket format og med hvilken hjelp?» Svaret bør omfatte både innhold og eventuelle integrasjoner. Den konkrete avtalen avgjør hva som er inkludert.

Øv på de vanlige oppgavene

  • Endre kontaktinformasjon eller en tjenestetekst.
  • Legge inn et bilde i riktig størrelse.
  • Forhåndsvise og publisere en endring.
  • Rette en feil eller hente tilbake en tidligere versjon.
  • Finne riktig kontakt ved tekniske problemer.

Opplæringen bør ta utgangspunkt i oppgavene bedriften faktisk skal gjøre. Be om en kort veiledning eller et opptak hvis dette er avtalt, og la den som skal redigere prøve selv.

Bestem hvem som følger opp

Avklar oppdateringer, sikkerhetskopi, skjemalevering og fornyelser. Flere leverandører kan være involvert, men én oversikt bør vise hvem som har ansvar for hver oppgave. Ingen bør måtte gjette hvem som fornyer domenet.

Lag en vedlikeholdsplan som passer den valgte plattformen.

Avslutt med en gjennomgang

Kontroller at avtalte tilganger fungerer og at åpne oppgaver har en ansvarlig person. Lagre dokumentasjonen der bedriften finner den igjen. Overlevering er enklere når kravene står i briefen og tilbudet før prosjektet starter.